La elaboración de esta base de datos digitalizada, está al acceso de todo el personal que trabaja en la institución, de tal manera que facilitaría el trabajo de los mismos ya que pueden acceder a buscar información o documentación a la hora que deseen y desde el lugar en donde se encuentren. La utilidad e importancia de esta creación de la base de datos es esencial para la institución, ya que cuando el contrato de algún funcionario culmine, él deje todo su trabajo en el sistema elaborado, para evitar la pérdida de documentación y brindar mayor información del trabajo realizado al nuevo personal que ingrese. Permitir brindar información de utilidad mediante la página web de la institución a usuarios, universidades, grupos sociales, público en general de lo que Cejis produce (libros, conferencias, talleres, proyectos, investigaciones, revistas y publicaciones) e informar al servicio de quienes esta la institución.